1.1 Overview

AIUNIFY Assistant is an AI-powered voice-calling workspace designed to manage inbound and outbound telephone operations from one system.

The application allows a business to combine:

The application’s public interface describes its primary purpose as providing AI Voice Agents for Inbound & Outbound Calls and centralizing campaigns, conversations, and calling operations in one workspace.

1.2 What AIUNIFY Assistant Does

AIUNIFY Assistant helps a business automate telephone conversations that would otherwise require a person to manually place or answer each call.

A properly configured AI agent can be used to:

1. Place outbound calls to Leads.
2. Answer calls made to an assigned business number.
3. Follow business instructions and conversation objectives.
4. Use information from an assigned Knowledge Base.
5. Qualify Leads.
6. Record call activity.
7. Produce transcripts and call analysis where enabled.
8. Schedule Appointments through supported agent tools.
9. Send information to external systems through configured webhooks.

The public application describes capabilities including outbound campaigns, inbound call handling, AI Lead scoring, call recordings and transcripts, neural AI voices, and Lead and Campaign management.

1.3 Inbound Calls

An inbound call begins when someone calls a telephone number connected to the account.

A typical inbound workflow is:

Phone-number configuration includes an Inbound Call Handling Agent selection. Incoming calls to the number are handled by that selected Agent. When no Agent is assigned, the interface can use a forwarding number where one has been configured; otherwise, the call can be ended.

1.4 Outbound Calls

An outbound call begins when AIUNIFY Assistant calls a Lead.

A common outbound workflow is:

Outbound Campaigns can be used for purposes such as:

The business is responsible for ensuring that its campaigns, call lists, recordings, and automated calls comply with applicable consent, telemarketing, privacy, and recording laws.

1.5 AI Agent Versus Campaign

An AI Agent and a Campaign perform different functions.

AI Agent

The Agent controls how the conversation is conducted.

It can contain:

Campaign

The Campaign controls the outbound calling operation.

It can determine:

An Agent can exist without an active Campaign. A Campaign requires the necessary calling resources before it can operate.

1.6 Knowledge Base Versus Agent Instructions

Agent instructions tell the Agent how to behave.

A Knowledge Base gives the Agent information it can use.

Example:

An Agent can follow a conversation style while consulting a Knowledge Base for business-specific information.

1.7 Phone Numbers Versus SIP Trunks

AIUNIFY Assistant provides separate sections for Phone Numbers and SIP Trunks.

Phone Numbers

Used to configure callable telephone numbers, including numbers connected through supported telephony providers such as Twilio.

A Phone Number can be associated with:

SIP Trunks

Used for Session Initiation Protocol connections associated with compatible business telephone infrastructure.

SIP operation can require:

Businesses using ordinary Twilio-based calling may not need to configure a SIP Trunk.

1.8 Leads Versus Call Logs

Leads

Leads are the people or organizations the business intends to contact or track.

Lead records can include information such as:

Call Logs

Call Logs are records of telephone activity that has already occurred.

A Call Log can be associated with:

Changing a Lead does not erase an earlier Call Log. Call Logs should be treated as historical operational records.

Accessing AIUNIFY Assistant

1.9 Application Address

Open AIUNIFY Assistant at:

The public home page can display information about the system and provide access to:

The landing page contains separate desktop and mobile navigation and directs authenticated users to the Dashboard.

1.10 Public Pages Versus Protected Pages

Some pages can be opened without signing in.

The application identifies these public routes:

Operational pages such as Dashboard, Leads, Agents, Campaigns, and Call Logs require an authenticated account. The authentication provider checks access to protected routes and redirects unauthorized users according to their login status.

1.11 Opening the Login Page

To sign in:

1. Open assistant.poweredbyaiunify.com.
2. Select Login or Sign In.
3. Enter the account email.
4. Enter the password.
5. Complete any additional login option displayed.
6. Submit the form.
7. Wait for the Dashboard to load.

The Login page identifies the system as PoweredByAiUnify Assistant and explains that the workspace is used to manage campaigns, conversations, and calling operations.

1.12 Google Sign-In

The application includes Google OAuth authentication and a dedicated Google callback page.

Where the Google option is enabled:

1. Select the Google sign-in option.
2. Choose the approved Google account.
3. Review Google’s authorization screen.
4. Continue to AIUNIFY Assistant.
5. Wait for authentication to complete.
6. Confirm that the correct AIUNIFY account opens.

Do not enter a Google password directly into an AIUNIFY text field. Google credentials should be entered only on Google’s own authorization page.

The backend contains a Google authentication strategy and uses a dedicated callback route for completing the login process.

1.13 Account Deactivation

A deactivated user cannot continue into the protected workspace.

When the system determines that the account is deactivated, it can redirect the user to the Deactivated Account page.

That page provides a Contact Support action using the support email configured in the application’s public settings.

When an account is deactivated:

1. Do not repeatedly attempt to sign in.
2. Confirm that the correct email was used.
3. Select Contact Support.
4. Provide the account name and email.
5. Explain when access was last available.
6. Wait for an authorized account review.

Deactivation does not necessarily mean that the account’s data was deleted.

Understanding the Workspace Layout

1.14 Main Workspace Areas

After login, the operational interface is divided into:

Sidebar

Provides access to the system’s primary sections.

Header

Provides mobile-menu access and the signed-in user menu.

Main content area

Displays the selected page, forms, tables, charts, dialogs, and results.

The protected workspace uses a shared Dashboard Layout containing the Sidebar and Header.

1.15 Desktop Navigation

On a desktop or wide browser window, the Sidebar normally remains visible on the left side.

To open a section:

1. Locate its name in the Sidebar.
2. Select it once.
3. Wait for the page to load.
4. Confirm that the menu item is highlighted.
5. Review the page title.

Avoid repeatedly selecting a menu item while the page is still loading.

1.16 Mobile Navigation

On a narrow screen, the Sidebar can be opened using the menu icon in the Header.

To use it:

1. Select the menu icon.
2. Wait for the Sidebar to open.
3. Select the required section.
4. Allow the Sidebar to close.
5. Review the page.

The Header contains a mobile menu action, while the shared Dashboard Layout manages whether the Sidebar is open or closed.

Main Navigation

1.17 Dashboard

Dashboard opens the account’s operational overview.

Use it to:

The Dashboard retrieves its information from the authenticated dashboard statistics endpoint and contains a New Campaign action and a link to Call Logs. The data structure includes Lead, contacted Lead, uncontacted Lead, Campaign, and Agent counts.

1.18 Leads

Leads contains the people or organizations that can be contacted through Campaigns.

Use Leads to:

The interface saves certain Lead display preferences in the browser, including selected tags and visible columns. These local preferences are cleared during logout.

1.19 Phone Numbers

Phone Numbers is used to configure numbers connected to calling providers.

Use this section to:

The Phone Number form specifically allows the user to select an Agent for inbound calls.

1.20 SIP Trunks

SIP Trunks is used to configure compatible SIP connections.

Use it when the business operates with:

SIP configuration is more technical than adding a normal Twilio number and may require server-level assistance.

1.21 AI Agents

AI Agents is used to create and manage the voices that conduct calls.

The Agents page supports more than one creation approach, including creating an Agent through a template selection. It also supports Card and List viewing modes.

Use this section to:

1.22 Knowledge Base

Knowledge Base stores business information used by AI Agents.

Use it to provide information such as:

A Knowledge Base should be reviewed before being assigned to an active Agent because inaccurate information can affect live conversations.

1.23 Campaigns

Campaigns controls outbound calling projects.

Use it to:

A Campaign should not be started until the calling provider, number, Agent, and Leads have been reviewed.

The Campaign interface checks whether Twilio has been configured before beginning applicable calling operations and directs the user to Settings when it is missing.

1.24 Call Logs

Call Logs provides the historical record of inbound and outbound telephone activity.

Use it to:

The Call Logs interface includes Campaign filtering, direction filtering, Lead qualification filtering, CSV export, authenticated recordings, and optional OpenRouter analysis for Lead qualification and conversation summarization.

1.25 Appointments

Appointments contains scheduling records associated with the account’s calling operation.

Use it to:

The application includes an Availability Manager, time-zone settings, Appointment Booked events, and Appointment Canceled events.

1.26 Support

Support allows the user to communicate with platform support.

Use it to:

The Sidebar can display a count associated with pending support activity. Administrators can also see an administrative pending-support count.

1.27 Settings

Settings contains account, telephony, integration, notification, billing, and operational configuration.

Depending on the active installation, Settings can include:

Settings can also be opened from the user menu in the Header.

1.28 Admin

The Admin menu appears only for an authorized administrator or Super Administrator.

The customer Sidebar checks whether the stored user has:

or:

before displaying the Admin destination.

The Admin area is used for platform-level functions such as:

Normal account users should not expect to see Admin.

Header and User Menu

1.29 Opening the User Menu

The Header displays an account menu using the signed-in user’s stored Name and Email.

To open it:

1. Select the user avatar or account control.
2. Confirm the displayed Name.
3. Confirm the displayed Email.
4. Select Settings or Logout.

The Header refreshes the account information through the current-user endpoint and displays the resulting Name and Email.

1.30 Settings Shortcut

The user menu contains a Settings action.

Selecting it opens:

Use the shortcut when the Sidebar is closed or when account configuration must be reached quickly.

1.31 Logging Out

To sign out:

1. Open the user menu.
2. Select Logout.
3. Wait for the confirmation.
4. Confirm that the Login page opens.

The logout process clears the saved authentication session and Lead-interface preferences, displays Logged out successfully, and redirects the browser to Login.

Always log out after using:

Understanding the Dashboard

1.32 Dashboard Purpose

The Dashboard is the first operational summary of the account.

It should be used to answer questions such as:

The Dashboard should be treated as a summary. Detailed investigation should be completed in the applicable section.

1.33 Lead Count

The Leads metric represents the total number of Lead records included in the Dashboard statistics.

It is not necessarily the number of people successfully contacted.

1.34 Contacted Leads

Contacted Leads represents Leads whose records indicate that calling or contact activity has occurred according to the application’s programmed status logic.

A contacted Lead may not necessarily represent:

1. A completed sale.
2. A successful conversation.
3. A qualified Lead.
4. A scheduled Appointment.
5. A person who answered.

Review Call Logs and Campaign results for the actual outcome.

1.35 Uncontacted Leads

Uncontacted Leads represents Lead records that remain outside the contacted category.

Possible reasons can include:

Do not assume that every uncontacted Lead should be called immediately. Review consent, time zone, tags, and campaign purpose first.

1.36 Campaign Count

The Campaign metric represents Campaign records associated with the account.

The count can include Campaigns in different statuses, such as:

Open Campaigns for the exact operational state.

1.37 Agent Count

The Agent metric represents AI Agents available to the account.

An Agent being counted does not prove that it is ready for production calling.

Before using an Agent, confirm:

1.38 New Campaign

The Dashboard contains a New Campaign shortcut.

Before using it, confirm that:

1. At least one Lead exists.
2. An AI Agent exists.
3. A calling number or compatible SIP connection exists.
4. Telephony credentials are configured.
5. The Agent has been tested.
6. Calling hours and legal requirements have been reviewed.

1.39 Call Logs Shortcut

The Dashboard provides a path to Call Logs.

Use it when a summary metric requires deeper investigation.

Example:

1.40 Dashboard Fails to Load

The Dashboard can display:

when the statistics request fails.

Try:

1. Refreshing the page once.
2. Confirming that the login session is active.
3. Opening another protected section.
4. Signing out and back in.
5. Checking whether the API is available.
6. Trying another browser.
7. Reporting the time and error to Support.

Do not create duplicate Campaigns merely because the Dashboard totals are temporarily unavailable.

Recommended First-Time Setup

1.41 Setup Order

Use this sequence when preparing a new account:

This order reduces the risk of starting a Campaign before the Agent or telephone connection is ready.

1.42 Configure Settings First

Open Settings before creating a production Campaign.

Review:

A missing telephony configuration can prevent a Campaign from starting.

1.43 Add a Calling Resource

Choose one of the supported calling approaches:

Confirm both inbound and outbound behavior before continuing.

1.44 Create a Knowledge Base

Create a small, accurate Knowledge Base containing information the Agent needs during the test.

Avoid uploading a large collection of outdated or contradictory information during the first test.

1.45 Create the AI Agent

Begin with a narrow Agent purpose.

Example:

A focused Agent is easier to test and improve.

1.46 Add Test Leads

Use authorized internal or controlled test numbers before uploading a full customer list.

A small test set makes it easier to confirm:

1.47 Create a Test Campaign

The first Campaign should:

Do not begin with the full production Lead database.

1.48 Review Call Logs After Every Test

After a test call:

1. Open Call Logs.
2. Locate the call.
3. Confirm direction.
4. Confirm status.
5. Confirm duration.
6. Play the recording where available.
7. Review the transcript.
8. Review the summary or qualification.
9. Confirm the correct Lead and Campaign.
10. Correct the Agent before expanding the test.

Safe Operating Practices

1.49 Protect Login Credentials

Do not share the account password through:

Create separate authorized users rather than sharing one account where user-management access is available.

1.50 Protect Provider Credentials

Telephony, AI, payment, email, and webhook settings can contain private credentials.

Do not place them inside:

1.51 Review AI Conversations

AI-generated conversations should be monitored.

Review:

1. Incorrect statements
2. Unsupported promises
3. Inaccurate pricing
4. Improper scheduling
5. Unexpected call behavior
6. Sensitive information
7. Customer complaints
8. Repeated failures

Do not assume that a technically completed call was a successful business interaction.

1.52 Respect Calling Hours and Consent

Before calling Leads, confirm:

AIUNIFY Assistant provides the calling technology, but the business remains responsible for lawful use.

1.53 Recording and Transcript Privacy

Call recordings and transcripts may contain:

Limit access to authorized users and retain records according to the organization’s policies and applicable laws.

Troubleshooting Initial Access

1.54 Login Returns to the Login Page

Check:

1. Email spelling.
2. Password spelling and capitalization.
3. Whether browser storage is blocked.
4. Whether the account is active.
5. Whether the API is reachable.
6. Whether the browser has an outdated session.
7. Whether another browser works.

1.55 Dashboard Is Blank

Try:

1. Waiting for the page to finish loading.
2. Refreshing once.
3. Opening Leads or Settings.
4. Signing out and back in.
5. Disabling an interfering browser extension.
6. Opening a private browser window.
7. Contacting Support.

1.56 Sidebar Is Missing

On a mobile or narrow browser:

1. Select the menu icon in the Header.
2. Rotate the device if necessary.
3. Confirm browser zoom is normal.
4. Refresh the page.

On a desktop:

1. Expand the browser window.
2. Confirm that the page is not zoomed excessively.
3. Reload the Dashboard Layout.

1.57 Admin Is Missing

Admin appears only for an authorized administrator or Super Administrator.

A normal user should not attempt to open administrative routes directly.

1.58 Support Badge Does Not Clear

A support count may remain until:

1. The ticket is opened.
2. A new message is reviewed.
3. Support changes the ticket state.
4. The Sidebar refreshes.
5. The user signs out and back in.

1.59 A Page Shows Unauthorized

Confirm:

1. The correct account is open.
2. The session has not expired.
3. The account has permission.
4. The feature belongs to the user.
5. The account has not been deactivated.

Do not try to bypass access controls with a copied URL.

First-Time Operations Checklist

1.60 Account Access Checklist

Confirm that:

1. The correct application address opens.
2. The Login page displays AIUNIFY Assistant branding.
3. The correct email is used.
4. The account is active.
5. The Dashboard loads.
6. The displayed Name and Email are correct.
7. Logout works.

1.61 Navigation Checklist

Confirm that the appropriate account can access:

Admin should appear only for authorized administrative users.

1.62 Calling-Readiness Checklist

Before placing calls, confirm that:

1. Calling provider credentials are configured.
2. A Phone Number or SIP Trunk is available.
3. Caller ID is correct.
4. An AI Agent exists.
5. Agent voice is correct.
6. Agent instructions are reviewed.
7. Opening message is approved.
8. Knowledge Base is accurate.
9. Test Leads are authorized.
10. Calling time is appropriate.
11. Recording requirements are addressed.
12. A test Campaign has been completed.
13. Call Logs were reviewed.

1.63 Inbound-Readiness Checklist

Before accepting inbound calls, confirm that:

1. The public business number is active.
2. The correct inbound Agent is assigned.
3. The fallback number is correct where used.
4. The Agent opening message is appropriate.
5. The Agent can answer common questions.
6. Appointment behavior is tested.
7. Call Logs record inbound calls.
8. A phone without account access can call successfully.

1.64 Security Checklist

Confirm that:

1. Passwords are private.
2. Provider secrets are protected.
3. Shared devices are avoided.
4. Users log out after use.
5. Recordings are restricted.
6. Knowledge Base content is approved.
7. Webhook destinations are trusted.
8. Test and production information are separated.
9. Deactivated users cannot continue accessing the workspace.

Chapter Completion

At the end of this chapter, the user should understand the purpose of AIUNIFY Assistant, the difference between inbound and outbound calling, how Leads, Phone Numbers, SIP Trunks, AI Agents, Knowledge Bases, Campaigns, Call Logs, and Appointments work together, how to enter the workspace, use the Sidebar and Header, interpret the Dashboard, prepare a first test Campaign, protect account information, and troubleshoot common access and navigation problems.